Hi Carel! Zou je wat meer over jezelf willen vertellen?

Ik ben Carel Bruinings, 52 jaar oud, 21 jaar getrouwd en ik heb een zoon van 10 jaar. Ik vind het geweldig om de passie en motivatie te zien die mensen hebben om nieuwe producten te ontwikkelen en zodoende de techniek van overmogen (of verder), vandaag al te kunnen zie. Ik vind het erg leuk en boeiend om met ondernemers te praten over waar ze zijn begonnen en waar ze naartoe willen en hoe ik ze op subsidie of financiering vlak kan helpen deze doelen te bereiken.

Waarom ben je bij DB&P gaan werken?

Ik werk hier al sinds oktober 2011. Ik zag deze baan en van nature ben ik nieuwsgierig, mede gestimuleerd door mijn ouders die het belangrijk vonden dat ik een brede interesse in de wereld had. Mijn interesse lag altijd al bij techniek, en dat sprak me aan in deze functie. Wat me nu nog steeds aanspreekt, is de technologie die we vandaag de dag zien ontstaan, voor overmorgen. Het gaat echt twee stappen verder en dat vind ik ontzettend interessant.

Wat ik ook erg leuk vind, is de variëteit aan klanten die ik heb. We ervaren weinig klantenverloop bij DB&P. Klanten blijven lang bij ons en dat is heel prettig, want zo leer je een klant heel goed kennen. De processen worden dan makkelijker, het adviseren gaat beter en soms heb je maar een half woord nodig. Op die manier word je een vertrouwde adviseur, en die rol vind ik heel leuk.

Zou je wat kunnen vertellen over de WBSO administratie? 

Het belangrijkste is dat de WBSO het bedrijf moet volgen en niet dat je jouw bedrijf moet aanpassen om de regeling binnen te halen. Gelukkig is dat ook helemaal niet nodig. Je blijft doen wat je altijd al deed, alleen ga je er een stukje van vastleggen. Mijn specialiteit ligt bij ICT-bedrijven, dus daar zal ik de meeste informatie over geven tijdens dit interview. 

Een ICT-onderneming is altijd bezig met vernieuwing. De dag dat ze niet meer vernieuwen, is de dag dat ze failliet gaan. Het is zonde om geen gebruik te maken van de WBSO, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de bedrijfsprocessen er geen last van hebben. In feite voldoen 9 van de 10 ICT-bedrijven aan de inhoudelijke eis van een WBSO-administratie. Veel mensen denken dat je enorme hoeveelheden administratie moet bijhouden, maar dat is niet zo. 

Zodra ze tegen de grenzen van hun toolset aanlopen, bevinden ze zich op het terrein van de WBSO. Met andere woorden: als de gereedschappen niet kunnen maken wat ze willen, moeten ze iets creatiefs bedenken. Op het moment dat die creativiteit begint te stromen en ze van de gebaande paden afwijken, zijn ze bezig met werk dat in aanmerking komt voor de WBSO. Daarnaast moet het vernieuwend zijn voor het bedrijf, maar het is geen innovatie op zich. Het is een vlag om de WBSO aan te vragen. Dit werk moet dus vastgelegd worden.

Wat betreft de administratie: ik merk dat vrijwel elk ICT-bedrijf een ticketsysteem heeft. Ze schrijven daarin op wat ze gaan doen en houden de voortgang daarvan bij. Het is netjes ingedeeld in projecten en de software onderdelen die ze bouwen. Deze administratie kan geschikt worden gemaakt voor de WBSO. Sterker nog, het is er al geschikt voor. Het geeft de voortgang weer. Vooral als je het koppelt aan een versiebeheersysteem voldoe je aan de eis om op een gemakkelijke manier de aard, inhoud en voortgang te tonen tijdens een controle. De aard gaat over het soort werk dat je doet, of je aan het programmeren  of testen bent. De voortgang is meetbaar met de urenadministratie en de inhoud is gebaseerd op wat er in de tickets staat, waarin ze beschrijven wat ze hebben gedaan. Dit hoeven dus geen uitgebreide verslagen te zijn. Wat ik al zei, dit doen 9 van de 10 ICT-bedrijven al, vooral als developers aan hetzelfde onderwerp werken. Dan moet het wel. 

De ICT-bedrijven moeten de WBSO administratie organiseren en daar kunnen wij bij helpen. Ik heb laten onderzoeken hoe projecten dubbel gelabeld kunnen worden in ons systeem. Zo kunnen we naast een klantproject ook een WBSO-label toekennen. Vervolgens kan hier een dashboard van gemaakt worden om zo alle WBSO-informatie boven tafel te krijgen.kunnen ook een dashboard maken, Het is belangrijk om te voorkomen in plaats van te genezen wat betreft de administratie. We moeten meteen goed aan de slag gaan, niet pas wanneer er een controle plaats gaat vinden.

Heb je tips en tricks?

Het maakt niet uit hoe je administreert, het belangrijkste is dat je administreert. Er zijn drie aspecten: urenadministratie, inhoudelijke administratie en resultaten. Het mooiste is wanneer ik vanuit het WBSO-project kan aangeven waar het knelpunt zit en van daaruit teruggaan naar de release, tussen versies, tickets, uren en links in de andere richting. In de praktijk is dat niet per se noodzakelijk, maar het is wel het beste. Op die manier kan ik tijdens een controle er snel doorheen gaan.

Wat kunnen we van jou verwachten tijdens een samenwerking?

Ik krijg veel leads via mijn netwerk, en daarvan weet ik van tevoren dat ze kwalificeren. De eerste kennismaking duurt ongeveer 1 tot 1,5 uur. Ik vertel dan iets over de mogelijke subsidies. Ik houd het zo beknopt mogelijk, want ik wil het vooral hebben over de techniek van de klant. Hoeveel mensen zijn er, wat bouwen ze, waarom denkt het bedrijf dat ze ervoor in aanmerking komen? Dat zijn veel leukere gesprekken. Als het goed bevalt, plannen we een vervolgafspraak.

Bij de vervolgafspraak inventariseer ik het project en dat kan op verschillende manieren, in persoon of op afstand. Persoonlijk geef ik de voorkeur aan een ontmoeting om te sparren en te brainstormen over wat ze gaan bouwen. Ik stel altijd de vraag: “Waarom kan het niet?” Ik ben degene die beren op de weg ziet, de pessimist. Op die manier komen we vaak tot een aanvraag voor één project. Als het meerdere projecten zijn, dan worden het meerdere van dat soort sessies. Het is het fijnste om via interviews een project op te zetten. Als ik een developer het laat schrijven, krijg ik niet de informatie die ik zoek en nodig heb. Daarom hebben wij toegevoegde waarde. We kunnen de benodigde informatie boven tafel krijgen en met de ontwikkelaar meedenken. Na zo’n lange tijd hier te hebben gewerkt, heb ik veel referentie kennis, waardoor ik gemakkelijker door kan vragen. Ik heb al 1849 projecten geschreven, dus ik heb veel ervaring en kennis.

Omdat ik met iedereen kan praten, zowel de directeur als de developer, kan ik op verschillende niveaus communiceren. Zowel op conceptniveau als in detail. Ik wil echt elk detail weten, het naadje van de kous. Soms zeg ik gekscherend dat ik niet alleen in de keuken van een bedrijf kijk, maar ook in ieder laatje. Ik ga verder dan wat standaard is.

Welke tip wil je de lezer meegeven?

Bij grote bedrijfsveranderingen is het belangrijk om in gedachten te houden wat de impact is op subsidies en hoe subsidies het bedrijf beïnvloeden. Het moet op de juiste waarde geschat blijven en niet overhaast worden afgehandeld. Het vereist de juiste aandacht.

Als het gaat om controles en administratie, is het belangrijkste dat de bedrijven actief zijn en contact met ons opnemen. We bereiden samen met de klant de controle voor en hebben een checklist.